Hangouts forma parte del día a día de millones de empresas. A menudo utilizamos esta herramienta para comunicarnos entre compañeros, clientes o con cualquier persona a la que queramos mandar un mensaje. Con el paso de el tiempo otras herramientas como Slack han ido mejorando sus prestaciones y ganando cuota de mercado a Google. Como no podía ser de otra forma, la multinacional estadounidense ha reaccionado. Google Chat ya es una realidad, y en un corto periodo de tiempo, habrá sustituido por completo a Hangouts.
Pero empecemos por el principio. Google creó hace unos años G Suite para lograr una experiencia integrada con las herramientas de comunicación y colaboración. Recientemente esta plataforma se ha pasado a denominar Google Workspace y reúne aplicaciones como Gmail Calendar, Drive, Documentos, Meet, Chat…
¿Qué es Google Chat?
Google Chat es una herramienta de comunicación que nos permite mandar mensajes a uno o más contactos, mantener conversaciones con un grupo de usuarios a través de las salas y utilizar bots para automatizar nuestro trabajo. Además, puedes conectar tu cuenta con infinidad de aplicaciones para crear una gran experiencia de comunicación.
¿Qué va a pasar con Hangouts?
La aparición de Google Chat va a acabar con Hangouts tal y como lo conocemos. La famosa herramienta dejará de estar disponible y desparecerá de nuestro Gmail en la primera mitad de 2021. Aunque aún no sabemos la fecha exacta, Google ha asegurado que en cualquier momento puede dejar de estar operativa. Cuando llegue el momento, nuestro historial de conversaciones individuales se migrará automáticamente a Google Chat. Sin embargo, los grupos que tenemos activos en Hangouts no se migrarán, por tanto, perderemos las conversaciones. Esto puede ser un problema para muchas empresas, por lo que se recomienda crear esos mismos grupos manualmente en Google Chat antes de que Hangouts deje de estar operativo.
¿Qué podemos hacer en Google Chat?
Cómo hemos comentado anteriormente, Google Chat es el nuevo Hangouts 2.0. A las funcionalidades ya disponibles en la anterior herramienta se unen una gran cantidad de opciones que nos permiten optimizar nuestra comunicación.
Conversaciones privadas: manda mensajes a un usuario y comunícate con él de forma privada, igual que lo hacías en Hangouts.
Conversaciones en grupo: igual que hasta ahora en Hangouts, chatea directamente con un grupo de personas. ¡Cuidado! Solo podemos crear grupos con personas de nuestra organización.
Salas: esta es una de las principales novedades de Google Chat. Espacio centralizado donde los usuarios pueden compartir archivos, asignar tareas y mantenerse en contacto para gestionar un proyecto con un grupo de personas. Para que nos hagamos una idea, es muy similar a los canales que creamos en Slack.
- A diferencia de los grupos, puedes incluir personas externas a tu organización
- Las salas no se puede eliminar, pero te puedes salir de ella cuando quieras
- Si seleccionas un determinado tipo de sala, puedes crear hilos de conversaciones, algo similar a lo que hacemos en Twitter, pero cuidado, este ajuste no se podrá cambiar a posteriori.
- Máximo 8000 personas por sala.
- Te puedes unir a salas buscando un determinado nombre.
- Si mencionas a alguien en una sala (@xxx) se puede unir directamente a la sala.
- Puedes compartir documentos de Drive.
Diferencias entre salas y grupos
La principal novedad de Google Chat es la aparición de salas, pero, ¿Qué diferencia existe entre las salas y los grupos?
| Salas | Grupos | |
| Objetivo | Colaborar y comunicarse en equipo o para llevar a cabo proyectos. | Comunicarse mediante mensajes directos con dos o más personas. |
| Conversaciones | Elige entre tener varias conversaciones donde se agrupan los mensajes o mostrar un flujo de mensajes sin organizar. | Los mensajes no aparecen organizados en conversaciones / hilos. |
| Nombre | El creador de una sala le pone el nombre. | Se muestran los nombres de los miembros. Se puede añadir un nombre a lo grupos. Si le pones un nombre a una se convertirá en una sala. No podrás revertir este cambio. |
| Crear y asignar tareas | Es posible crear tareas y asignarlas a otros miembros de la sala. | Solo si la conviertes en sala, osea no. |
| Archivos compartidos | Se puede consultar una lista con los archivos compartidos en una sala. | Se pueden compartir archivos, pero no se puede consultar una lista con los archivos que se han compartido. |
Funciones avanzadas de Google Chat
Además de todas las funciones ya mencionadas, puedes realizar multitud de acciones que llevarán tu comunicación a otro nivel
- Crea y colabora en documentos en salas: en la parte inferior, haz clic en crear documento, elige el tipo, ponle un nombre y comparte.
- Crea y asigna tareas: crear, asigna, edita y elimina tareas. Marcarlas como completas o incompletas.
- Envía y comparte archivos en conversaciones: adjuntar archivo desde el ordenador o adjuntar archivo de drive. Si abandonas la sala te quedas sin acceso al archivo.
- Sugerencia de respuestas inteligentes: para responder a un mensaje, puedes escribir el texto que quieras o seleccionar alguna de las sugerencias. Con las sugerencias de la función “Respuesta Inteligente de Chat”, puedes ver posibles respuestas basadas en el mensaje que has recibido. Por el momento, la función “Respuesta inteligente” solo está disponible en inglés.
- Llamadas: eliminará la compatibilidad con Fi (servicio de telecomunicaciones) y Voice de Hangouts. Serán las aplicaciones Mensajes de Google y Voice las que vayan a dar una experiencia de uso similar. Debido a las nuevas regulaciones de telecomunicaciones, se eliminarán la función de llamadas telefónicas en Hangouts.
- Crea, envía e incluye bots: se pueden buscar utilizando la barra [/] o añadiendo en la opción de [+]
En definitiva, Google Chat es una gran herramienta que se ha desarrollado para facilitar la comunicación entre usuarios o grupos de usuarios. La nueva plataforma de Google incluye multitud de funcionalidades que acabarán por completo con Hangouts. Si trabajas actualmente con esta herramienta, te recomendamos que vayas integrando a tu equipo en Google Chat. Acuérdate de crear los grupos porque estas conversaciones no se migrarán de forma automática.
¡Hasta la próxima!
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